Конференц мероприятия, как часть делового и научного взаимодействия, становятся все более востребованными и популярными.
Крупные организации, научные центры, большие холдинги стараются проводить массовые мероприятия для обмена опытом и обучения.
Такие мероприятия всегда дают мощный толчок в развитии, позволяют оценить привычные вещи с новой стороны и подталкивают на создание новых идей и проектов.
Поэтому сегодня мы рассмотрим, как грамотно подойти к подготовке конференции и выбрать конференц зал.
Что такое конференц-зал
Конференц-зал — это специально оборудованное помещение для проведения различных корпоративных мероприятий: переговоров, конференций, тренингов, семинаров, торжественных событий. 1
Конференц-зал отличается от переговорных комнат тем, что может вместить в себя больше людей, и обеспечить комфортные и качественные презентации и совещания.
Подготовка
На любой конференции, вне зависимости от статуса и количества участников, главными являются обсуждение и решение задач, общение по конкретным темам. Участники не должны испытывать никаких технических или организационных проблем, отвлекаться на сторонние вопросы. Вот почему так важно грамотно планировать конференцию: правильно выбрать место и формат проведения, метод работы, предусмотреть технические возможности. 3
Во-первых, имеют значение масштаб и уровень конференции. Если предполагается мероприятие, длительностью в несколько дней и с приездом иногородних гостей, лучше отдать предпочтение крупным гостиничным комплексам, чтобы участники могли с комфортом разместиться на проживание.
Во-вторых, конференц-зал должен быть хорошо оборудован технически, быть красиво оформленным, уютным, располагающим к активной мыслительной деятельности.
В-третьих, хорошо, когда организационные моменты конференции возлагаются не на участников, а на сотрудников комплекса, которые достаточно опытны в таких вопросах.
Оборудование
В оснащение конференц-залов входят конгресс-системы (конференц-системы), это комплекс микрофонов который позволяет эффективно общаться участникам переговоров. Этот комплекс обладает рядом очень удобных и полезных функций, таких как управляющий пульт (пульт руководителя), идентификацию участников, синхронный перевод, голосование и многое другие. Также в состав оборудования для конференц-залов входит видеопередающее оборудование: мониторы, видеостены, LCD и плазменные панели, для видео конференций, и презентаций. Также при проектировании конференц-залов ставятся крупные сенсорные панели, это современные решения, которые позволяют удобно обращаться с презентуемым контентом, они очень хорошо и эффективно смотрятся и расширяют возможности конференц-зала. Неотъемлемой частью оборудования конференц-зала является акустика, хорошая акустическая система – залог успешных и качественных переговоров.