Командировка подразумевает строгую отчетность и со стороны бухгалтера, и со стороны работника, направленного в поездку. Сотрудник должен собрать чеки за жилье и проезд и предоставить их на работе, чтобы получить полную компенсацию расходов. Это же касается и документов, что указывают на проживание в отеле.
В последнее время командированным сотрудникам стали выписывать гостиничные чеки с qr кодом. Что обозначает этот код, нужен ли он на документах и как пользоваться подобной квитанцией?
Что такое QR-код
QR-код представляет собой двумерный штрихкод, разработанный японской компанией. В нем закодирована различная информация, что состоит из символов. Данные могут быть любыми: электронная визитка, адрес сайта, телефонные контакты и т. п. В один QR-код можно вместить более 4 000 букв и около 7 000 цифр. Расшифровка кода осуществляется с помощью специальных сканирующих устройств.
Как пользоваться чеками с QR-кодом
С помощью обычного смартфона можно легко расшифровать занесенную в код информацию. Для этого понадобится специальная программа на телефоне или планшете, оснащенном камерой.
Выполнить подобное под силу каждому:
- Для сканирования кода нужно запустить QR-сканер на смартфоне или планшете и навести камеру на черно-белый квадрат.
- Происходит распознавание содержимого кода программой, вследствие чего на экран выводятся данные.
- В зависимости от зашифрованных сведений можно перейти по ссылке, используя браузер, или сохранить полученную информацию.
Есть еще один вариант расшифровки QR-кода – это можно сделать онлайн с помощью специальных сайтов.
Обязателен ли QR-код на гостиничных чеках?
Нововведение в ФЗ 54 привело к тому, что на кассовых чеках появились новые реквизиты. Их стала выдавать онлайн-касса, отправляющая данные в режиме онлайн в ФНС. Еще одна новая особенность – наличие QR-кода. Он печатается на гостиничном чеке и включает в себя зашифрованную информацию, что подтверждает легальность работы фирмы и подлинность предоставляемой услуги.
Важно понимать, что QR-код – необязательный реквизит, вполне можно получить чеки от отеля, не содержащие подобное нововведение. Главное, чтобы онлайн-касса могла напечатать такой код.
Не все руководители в курсе, что QR-код не является обязательным реквизитом на документах, поэтому могут требовать при сдаче отчетности именно такие чеки. Если есть возможность оформить отчетные гостиничные документы с кодом, лучше сделать это, чтобы не иметь нервотрепки на работе, доказывая, что вы правы. Или же заранее оговорить требования к квитанциям от отеля с руководителем или бухгалтером.