Основной задаче для компании с большим количеством сотрудников является доработка системы ЗУП. Что бы автоматизировать миграционный учет в 1с иностранных граждан, разработан модуль миграционного учета. В данной статье пойдет речь о проекте внедрения и использования модуля миграционного учета. В модуль миграционного учета входит: документы иностранных граждан, учет трудовых договоров, учет ставок налогообложения, учет квот на иностранных сотрудников, отчетность по иностранным сотрудникам. Далее рассмотрим каждый пункт более подробно.
Документы иностранных граждан
Основой кадрового учета иностранных сотрудников являются его документы, такие как: разрешение на работу, визы, приглашения, медосмотр и все документы, необходимые для трудоустройства и миграционной службы. Все реквизиты и копии документов мы можем просмотреть в базе 1С. Зайдя в карточку физического лица, выбрав любого сотрудника, можем посмотреть, все действующие документы.
Нажав кнопку «Документы» перед нами появится новое окно, в котором можем посмотреть: вид документа и основные его реквизиты. В окне «Документы», нажимаем кнопку «Отобразить архив», появятся серые строки, в которых можем посмотреть не актуальные на данное время документы. При необходимости так же можно просмотреть сканированный экземпляр документа, для просмотра нужно войти в любой документ и нажать кнопку «Файл» и перед нами появится сам документ.
Для того, что бы заранее предотвратить просрочку разрешения на работу или визы, по каждому сотруднику и не рыться по всей базе, в программе предусмотрена настройка. В окне «Документы», программа выделяет документы по срокам: если срок подходит к критическому состоянию, строка выделяется оранжевым цветом, критическое состояние, при котором нужно срочно подавать документы на продление — жёлтым цветом, просроченные документы — красным цветом. Для облегченной работы кадровой службы предусмотрены специализированные отчеты, так же критичность можно посмотреть в самой форме списка сотрудников. Войдя в списки сотрудников, мы увидим графу «Состояние иностранных граждан», при нажатии отобразится список сотрудников окрашенных в критичный цвет. Так же мы можем с помощью «Отбор по срокам документов» отсортировать отдельно «Заканчивается», «Критичный», «Просрочен».
Для удобности просмотра всех документов иностранных граждан так же внесены изменения в отчет «Списки сотрудников организации», который показывает всю кадровую информацию по сотрудникам. В этом отчете появилась группа полей «Документы иностранных граждан», с помощью которых можно вывести реквизиты каждого из видов документов по сотрудникам. Например, мы можем просмотреть по должностям сотрудников их визы, миграционные карты, паспорта и прочие документы.
Таким образом, благодаря данным внедрениям укоряется процесс ведения кадрового учета, производится легкий доступ к первичным документам и предотвращается истечение сроков по миграционным документам иностранных граждан, что при большой численности сотрудников просто необходимо.
Учет трудовых договоров
В данной системе реализован учет дополнительных соглашений к трудовым договорам, так как срок трудового договора со всеми дополнительными соглашениями напрямую влияет на расчет страховых взносов, который ведется вместе с учетом гражданства.
Рассмотрим инновации в длительности трудовых договоров. Документ «Дополнительные соглашения к трудовому договору» вносит изменения в данные о гражданстве сотрудника, то есть регистрирует длительность договора и его признак: долгосрочный или краткосрочный. Для предотвращения ошибки при вводе, данная таблица запрещена на редактирование в ручном режиме, что бы внести изменения необходимо ввести дополнительное соглашение. Для присвоения статуса постоянно проживающего или временно проживающего гражданина у сотрудника должны быть соответствующие документы, которые необходимо внести в базу. В случае если документы расходятся с видом застрахованного лица, система выдаст вам предупреждение о том, что не найден актуальный документ.
Если у сотрудника подходит к концу срок трудового договора или срок дополнительного соглашения, на этот случай предусмотрены в системе напоминания. Система формирует задачу для кадрового работника, что данный трудовой договор нужно продлить либо уволить сотрудника.
Благодаря данным разработкам мы получаем контроль над документами иностранных граждан, т. е. программа не даст установить данные трудовых договоров и данные гражданства по сотруднику, которые не соответствуют реальным документам. Исключаются ошибки при расчете страховых взносов, например у сотрудника, есть вид на жительства, а взнос ему рассчитали как временно пребывающему.
Учет ставок налогообложения
Ставка, по которой рассчитывается налог с дохода физических лиц напрямую зависит от количества дней непрерывного пребывания на территории РФ. Необходимо тщательно контролировать количество дней пребывания сотрудников и автоматически рассчитывать для них ставку налогообложения, так как миграционные службы часто устраивают проверки таких сотрудников особенно в том случае, когда их в организации достаточно много.
Для учета периодов пребывания в окне «Документы иностранных граждан» добавлена вкладка «Периоды пребывания», в которой работники кадровой службы вводят дату въезда и дату выезда сотрудника. Пустая дата в графе «Дата выезда» означает, что сотрудник въехал и на данный момент не покидал территорию государства. Система автоматически рассчитывает количество дней пребывания по каждому закрытому периоду, если дата не закрыта, то период считается закрытым по текущему месяцу.
В специальной обработке «Расчет статусов налогоплательщиков» производится расчет общего количества дней непрерывного пребывания за последний год, система показывает текущий статус налогоплательщика и какой статус, необходимо установить с учетом периодов пребывания. Нажатием одной кнопки, система перезапишет и установит новый статус.
С помощью данных разработок мы получаем значительное ускорение расчета корректной ставки налогоплательщика по периодам пребывания, ранее данная процедура делалась вручную. Так же контроль по документам иностранных граждан реализован со ставкой налогоплательщика, например ставку высококвалифицированный иностранный специалист можно установить по сотруднику в том случае, если в базу введен подтверждающий документ.