Секретарь является посредником между руководством, персоналом и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса, ведет делопроизводство. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.
Профессия секретарь появилась давно: упоминается она в истории Древнего Рима. Изначально занимали эту должность мужчины, которым доверяли тайны государственного управления. В России секретари появились при Петре I. Требования к ним были высокими: наличие образования, знание законов.
В XIX веке появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях. Для специалистов выпускали журналы и проводили обучение секретаря онлайн. В начале 20-х годов XX века профессия секретаря была особенно востребована.
В двадцатом веке все чаще секретарями работают женщины. Они отвечают за входящую и исходящую документацию, занимаются перепиской, рассылкой и распечаткой корреспонденции, протоколируют собрания, готовят и подают чай, кофе.
Описание
Секретарь – лицо компании. Вежливость, доброжелательность, дипломатичность, внимательность, ответственность и умение урегулировать конфликты – качества, которыми обладают и развивают у себя люди этой профессии. В обязанности входит планирование рабочего дня начальника, протоколирование совещаний, организация командировок. Также секретарь общается с посетителями, просматривает и сортирует корреспонденцию, принимает телефонные звонки.
Специализации
Разбирая детально обязанности секретаря, можно выделить следующие специализации.
Секретарь-референт – связующее звено между начальником, сотрудниками, клиентами, партнерами. Контролирует работников офиса, следит за исправностью оргтехники, распределяет рабочий день руководителя, составляет тексты для выступлений, переговоров, готовит отчеты.
Личный секретарь – помощник руководителя с высшим образованием, знающий все о деятельности компании. Решает организационные и административные вопросы, занимается делопроизводством.
Секретарь судебного заседания – должность только в судах. Составляет протокол слушания, формирует и направляет дела в архив, проверяет явку на заседания, выдает оригиналы и копии решений суда. Соискатели этой вакансии должны иметь высшее юридическое образование, быть уверенным пользователем компьютера, знать законодательство РФ и иметь опыт работы в юридических фирмах.
Пресс-секретарь – представитель организации, отвечающий за связь со СМИ и общественностью. Предоставляет информацию о событиях, происходящих в компании. Контролирует, редактирует материалы для публикаций, организовывает встречи журналистов с директорами. Пресс-секретарь компании должен прекрасно разбираться в той сфере деятельности, которой занимается организация, понимать структуру рынка и методы работы.
Секретарь-переводчик – сотрудник, принимающий участие в переговорах с иностранными партнерами, принимает корреспонденцию и переводит ее, организовывает работу офиса. Предъявляемые требования к специалисту: владение разговорным и письменным иностранным языком на высоком уровне, коммуникабельность, презентабельный вид, высокая скорость печати.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Профессия переводчик
Если говорить о профессиях, всегда игравших особую роль, то нельзя не упомянуть переводчиков, услуги которых требовались в любые времена
Плюсы
Среди плюсов профессии секретарь:
- комфортные условия работы в офисе,
- полезные знакомства, выгодные связи,
- небольшая физическая нагрузка,
- в отдельных случаях – возможность работать без высшего образования,
- возможность развить навыки общения в деловой среде и организаторской деятельности.
Минусы
У профессии секретарь есть и минусы:
- монотонная работа,
- часто – выполнение личных поручений руководителя, не относящихся к работе,
- ненормированный рабочий день,
- необходимость поддерживать безупречный внешний вид, а это затратно,
- работа часто связана со стрессом.
Где получить образование
Иногда на должность секретаря могут взять без образования и опыта – в тех случаях, когда для работы не нужны специальные знания, например иностранных языков или законов. В основном подойдет базовое образование, полученное в колледже, техникуме или на курсах. Но для некоторых специализаций требуется профильное образование. Например, для секретаря судебных заседаний нужен диплом юридического факультета.
В крупных компаниях ждут дипломированных специалистов с высшим образованием со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии, языков, которые умело управляются с оргтехникой. На вакантное место охотно примут соискателя с дипломом в области филологии, психологии, коммуникаций, связей с общественностью.