Начинаем с опроса заказчиков переезда и сотрудников. Это поможет учесть максимум пожеланий и сохранить коллектив при переезде – ведь если для кого-то дорога до нового офиса будет занимать два часа вместо привычного часа, сотрудник может потерять лояльность.
Допустим, мы собрали все пожелания. Переходим к составлению задания. Стандартное техническое задание на переезд включает в себя:
- количество метров;
- количество людей;
- класс офиса;
- дату переезда;
- парковку: количество машиномест;
- бюджет;
- район, локацию или направление.
Важно включить в документ и количество метров, и количество людей. Распространенная ошибка: в ТЗ прописываем бюджет и метраж, но метраж определяем «на глаз», после чего происходит следующая ситуация: допустим, мы считаем, что нам нужно 300 метров, но при этом у нас 60 человек. Часто в этой ситуации случается так, что мы при подборе не учитываем, сколько метров нужно на человека, исходя из того, как работает наша компания. В итоге получается, что мы тратим время, находим офис по начальным параметрам, а затем узнаем, что 60 человек в нём не разместятся: нужно ещё 200 метров. Затем следует пересмотр бюджета, и поиски начинаются заново.
Шаг 2: Выбор офиса
Выбор офиса происходит через:
- Консультанта
- Базу коммерческой недвижимости
- Поисковую систему
При выборе базы нужно учесть её актуальность: здесь, как и везде, не всегда прозрачна цена, не всегда объекты обновлены вовремя. Поиск может быть ещё более нерепрезентативен – вам повезёт, если вы найдёте хорошую базу быстро. О преимуществах работы с консультантами мы уже писали в предыдущем посте. Поэтому здесь остановимся подробнее на том, как отличить консультанта, который поможет решить вашу задачу, от того, кто консультантом называется, но по факту им не является.
Как отличить профессионала от непрофессионала?
Чек-лист для выбора консультанта
Вам достаточно поднять трубку и начать разговор – отличить профессионала от непрофессионала будет относительно легко при помощи нашего чек-листа. Правильнее всего, было бы назвать его «чек-лист для специалистов, которые знают (или не знают) как снять офис в Москве», так как крупные компании коммерческой недвижимости сосредоточены именно здесь, соответственно, и требования к специалистам максимально высокие. Вот что должно получиться у вас, когда вы звоните консультанту в том случае, если он готов вам помочь:
1. Опишите задачу.
2. Консультант начнёт с вами общение с того, что:
- Внимательно выслушает;
- Озвучит elevator speech («речь для лифта», короткая вводная по существу), исходя из вашего запроса.
3. Консультант строит общение по определённой схеме. Для него совершенно нормально:
- Пройтись по ТЗ и прокомментировать его;
- Задать уточняющие вопросы;
- Сразу что-то поправить и посоветовать;
- Озвучить ставки;
- Озвучить, где есть подходящее вакантное помещение или «вакансия».
- У профессионального консультанта вся эта информация под рукой: так он демонстрирует знание рынка.
4. Консультант предлагает встретиться. Как правило, он сам к вам приезжает. Встреча нужна для того, чтобы познакомиться и обсудить варианты и возможности. Кроме того, при личной встрече вы можете понять, что вам действительно комфортно работать с этим специалистом: в ходе встречи у вас должна формироваться ясность по процессу того, как вам предстоит выбрать аренду офиса от собственника, а также по поводу ваших дальнейших шагов по этому вопросу.
5. Хорошим тоном для консультанта является написать письмо по итогам встречи.
После того, как вы прошлись по чек-листу, ответьте себе на вопрос: консультант продемонстрировал знание рынка? Интерес к вашему запросу? Вы чувствуете себя комфортно, вас слышат? В случае, если вас «ставят на поток», предлагают серую схему или направляют вам предложения по объектам, грубо говоря, даже не узнав название компании – это не консультант, продолжайте поиски.
Шаг 3: Просмотры
О том, на что следует обратить внимание при просмотрах офиса, а также о следующих этапах процесса аренды офиса мы напишем подробнее в следующем посте.
Хитрости процесса: что ещё вас ждёт?
Вы можете показать своё знание предмета, если коснётесь в разговоре с консультантом или собственником следующих тем:
1. Составляющие аренды: входят или нет операционные расходы в арендную плату?
2. Что имеется в виду под стоимостью «all in» («всё включено») – это сумма с НДС или без? Что еще включено?
3. Механизм изменения ставки аренды: подразумевается ли индексация, или арендная плата фиксированная?
4. Кто собственник выбранного помещения? Какая у него репутация на рынке? Кто управляет зданием?
5. Арендные каникулы: предусмотрены ли они, и что они подразумевают? Это освобождение от платы на определённый срок или снижение ставки? Сколько арендных каникул нужно на время отделки и переезда?
6. Юридические риски:
- Правоустанавливающие документы – необходимо проверить особенно тщательно.
- Документы по планировке – всё ли с ними в порядке? Если нет, нужно предусмотреть обязанность арендодателя по регистрации изменений.
- Требования пожарной безопасности: в случае, если они не соблюдены, вы можете столкнуться с ответственностью перед соответствующими органами власти и получить приостановку деятельности в помещении до устранения нарушений