Во всех государственных организациях и в большинстве коммерческих структур для заверения подлинности документов и ведения делопроизводства требуются различные бланки, печати и штампы. Сегодня штампов изготовление проводится с использованием компьютерных методов дизайна и современного оборудования, позволяющего не только получить современный дизайн оттиска, но и создать долговечную, эргономичную продукцию, имеющую высокие полиграфические характеристики. Заказ печатей обычно проводится в специализированных компаниях, которые имеют собственный штат дизайнеров, владеющих современными методами компьютерной полиграфии. Именно высокое качество этих инструментов делопроизводства, позволяющих получить высококачественный оттиск является «лицом» субъекта производственно – коммерческой или государственной деятельности.
Дизайнер компании создаёт макет желаемого штампа и печати, как по имеющимся шаблонам, так и по индивидуальным требованиям заказчика. Сегодня современные компьютерные методы позволяют разработать макет с элементами защиты от копирования или подделки. После согласования макета с заказчиком копания, изготавливающая средства делопроизводства, приступает к изготовлению штампов или печатей. Само изготовление печатей и штампов начинается с создания клише, при котором применяются лазерно-гравировочный, фотополимерный, вулканизационный методы или флэш – технология.
Наиболее качественные клише печатей и штампов получаются с использованием лазерной гравировки или вулканизации. Однако, стоимость первой технологии наибольшая, а вулканизационный способ получения клише является наиболее трудоемким. Флэш — технология изготовления позволяет выпускать клише для многоцветных оттисков с высокой степенью разрешения и достоверностью передачи цветовых оттенков. Для небольших коммерческих организаций, которым не требуются сложные печати, оптимальным способом их изготовления является использование фотополимерной технологии. При применении этого способа изготовления клише не займет много времени и не потребует значительных финансовых расходов. Срочный заказ на фотополиграфическом оборудовании позволяет получить готовые инструменты делопроизводства через один-два часа.
Готовое клише крепится к оснастке делопроизводителя, которая сегодня выпускается трех типов – ручная, полуавтоматическая и автоматическая.
В случае утери инструмента делопроизводства осуществляется изготовление печатей по оттиску. Сегодня восстановить и вновь сделать печать по оттиску достаточно просто, если в организации имеется высокоточное и высококачественное изображение на бумаге. От качества оттиска зависит время восстановления и стоимость изготовления дубликатов печатей и штампов.
Не менее важным инструментом для создания и поддержания имиджа компании являются таблички на двери. Отошли в небытие бумажные надписи с названием должностей и инициалов хозяев кабинета, упрятанные под защитное стекло. Сегодня наиболее часто для их создания используется фотополиграфический метод печати на керамике или эмали, а также индивидуальный заказ табличек с использованием современных материалов: объёмного пластика, полированного или эмалированного металла, полимерной пленки.