Трудно представить современную компанию, которая могла бы в своей работе обходиться без оргтехники. Это касается крупных корпораций и малого бизнеса. Предпринимательство не обходится без документов, поэтому такой минимум как ПК и МФУ есть в каждом офисе. При этом не каждый малый бизнес имеет организованное обслуживание своей техники.
Зачем нужна организация обслуживания техники?
Малый бизнес в России существует в жестких условиях, которые вынуждают собственников экономить на многих пунктах. В их числе и обслуживание офисной техники. Ее покупка и ремонт имеют внеплановый характер, что часто нарушает бизнес-процессы:
- внезапно закончилась краска в картридже;
- завис компьютер и рабочая сеть;
- полетела база данных из-за вирусной программы.
Привлечь специалиста для решения таких проблем стоит немалых средств и сопровождается риском нарваться на некомпетентного мастера.
Поэтому даже малому бизнесу рекомендовано настроить планомерную работу по обслуживанию оргтехники.
Варианты обслуживания техники для бизнеса
Обслуживание офисной техники должно исходить из финансовых возможностей компании и ее масштабов. Возможные варианты:
- Обслуживание на аутсорсинге. Фирма заключает договор с аутсорсером и получает необходимые услуги. Они ограничены определенным кругом с ежемесячной абонентской платой или представляют разовые обращения с оплатой по факту. Чаще бизнес выбирает смешанный вариант.
- Сисадминистратор в штате. Формат оправдан для компаний с большим штатом и обилием техники. Минус такого варианта состоит в необходимости регулярной оплаты труда даже при отсутствии проблем с техникой.
- IT-служба на аутсорсинге. Доступ к услугам разнообразных IT-специалистов требуется для компаний, работающих в сфере электронной коммерции. Такая служба закрывает вопросы с обслуживанием сайта, баз данных, приложений и обходится дешевле, чем содержание таких же специалистов в штате.
Как сэкономить на обслуживании техники
Оргтехника требует регулярных затрат на обслуживание. Весомую часть финансов «съедает» приобретение расходных материалов — офсетной бумаги, картриджей, тонеров.
Оптимизировать эту статью расходов также возможно:
- покупайте офсетную бумагу оптом, организовав небольшой склад канцелярии в сухом подсобном помещении;
- приобретайте МФУ и принтеры с заправляемыми картриджами;
- заказывайте картриджи для оргтехники с доставкой в офис в интернет-магазинах.
Эти нехитрые приемы помогут организовать отлаженную схему работы с печатной техникой, исключая форс-мажорные ситуации с внезапно закончившимися чернилами или бумагой.