Электронный архив документов организации все шире практикуется в современном бизнесе. В число неоспоримых преимуществ обмена файлами вместо бумаг входят ускорение и рационализация информационных процессов компании, рост ее общей производительности, расширение возможностей коллективной работы с официальной документацией, сокращение финансовых расходов.
Документооборот включает процессы создания, передачи и хранения официальных бумаг. Его электронная форма не является исключением. Как следствие, одним из наиболее значимых вопросов в данной сфере можно считать создание условий хранения и организацию работы с электронными документами в архиве. Что такое электронный архив и каковы его преимущества? Электронный архив документов организации — это специализированная система хранения документации в цифровой форме. Использование подобных систем позволяет рационализировать и оптимизировать многие бизнес-процессы.
Архивом часто называют обычные хранилища цифровой информации. Однако, это не просто сервер или склад носителей. Прежде всего, это технологии и производственные процессы, необходимые для обеспечения полного цикла хранения документации: учет, описание, обеспечение сохранности, развитие справочного аппарата. При этом цикл охватывает все этапы хранения: от экспертизы ценности до последующего использования. К числу задач, которые можно решить за счет организации электронного архива документов, можно отнести обеспечение достоверности, целостности, подлинности, долговременной сохранности документации. С помощью подобной системы осуществляется информационная поддержка деятельности компании. Справка Среди основных преимуществ перевода официальных бумаг в цифровую форму можно выделить: единое информационное пространство (база данных или файловое хранилище); быстрый поиск по реквизитам или контекстный поиск по содержимому; использование современного программного обеспечения для создания и редактирования файлов; сортировка и систематизация по степени актуальности; поддержка работы в разных режимах, удаленного доступа, экспорта и импорта; многопользовательский режим; защита от несанкционированного доступа (шифрование, контроль прав доступа, протоколирование, использование электронно-цифровой подписи); Этапы создания электронного архива Системный подход к организации архива позволяет выявить основные потребности компании в данной области деятельности и выбрать оптимальные способы их удовлетворения. Создание электронного архива, как правило, проходит в несколько этапов: Этап № 1. Планирование функций системы В первую очередь необходимо определить цели создания цифрового хранилища: какие функции будет выполнять система, какие задачи решать.
Этап № 2. Анализ деятельности компании Определение специфики деятельности компании, выявление используемых средств коммуникации и задействованных субъектов; Разделение объектов документооборота на основные и второстепенные; Анализ используемых информационных систем, определение основных форматов и способов хранения данных; Выявление базовых атрибутов для разработки системы поиска и каталогизации массива;
Этап № 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем Определение последовательности реализации задач, которая во многом зависит от общего масштаба работ и их сложности. Важность отдельных компонентов позволяет установить оптимальный порядок их внедрения.
Этап № 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива Необходимо выявить бумаги, перевод которых в цифровую форму целесообразен, и отделить те, которые уже утратили актуальность. Это позволит сократить временные и материальные расходы. Этап № 5. Оцифровка Наиболее распространенной технологией на данный момент является сканирование. В некоторых случая проводится последующее распознавание текста. Этап № 6. Ввод данных в систему На заключительном этапе каждый объект регистрируют и описывают, устанавливают его связь с другими объектами. Читайте также: Перечень типовых управленческих архивных документов Правила архивного хранения документов Хранение электронного архива Организация работы с электронными документами в архиве Хранение электронных документов в архиве организации и работа с ними регламентируются на законодательном уровне.
К нормативно-методической базе в данной сфере относятся: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Комплектование архива организации электронными документами Для того чтобы наладить в компании процесс передачи документации на архивное хранение, важно определить порядок комплектования и его источники. Необходимо: Определить подразделения, для которых передача дел в архив является обязательной; Установить состав дел; Организовать процедуру передачи на архивное хранение; Экспертиза ценности проводится аналогично с документацией на бумажных носителях с учетом таких признаков как подлинность, наличие цифровой подписи, возможность воспроизведения и обработки без применения специализированного программного обеспечения, возможность обеспечения временного хранения (более 10 лет); На начальном этапе комплектование архива организации электронными документами производится их конвертирование в необходимый формат (для государственных и муниципальных хранилищ законодательно установлен формат PDF/A), включение ее в контейнер вместе с дополнительными файлами (приложениями, подписями, сертификатами, метаданными) и создание описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, заголовка, крайних дат, количества листов.
Справка
Система доступа к электронному архиву Одной из отличительных особенностей цифровых хранилищ является возможность многопользовательского, а также удаленного доступа к информации. Так доступ может быть реализован по сети Интернет с обязательной идентификацией пользователей в целях защиты информации. К наиболее распространенным схемам доступа на данный момент можно отнести: обслуживание в читальном зале; выполнение информационных запросов сотрудников; выдача копий на обособленных носителях по запросу; предоставление архивных экземпляров во временное пользование в структурные подразделения; доступ по локальной сети компании с разграничением прав; Хранение электронных документов в архиве организации Среди основных проблем высокотехнологичного архивного хранения выделяют физический износ носителей, а также их устаревание, наравне с устареванием программного обеспечение и форматов данных. Одним из наиболее актуальных вопросов считается защита информации от несанкционированного доступа: копирования, использования, распространения без разрешения правообладателя. Сохранность документов в электронном архиве организации «Правила организации хранения архивных документов», разработанные Министерством
Культуры предполагают хранение двух идентичных экземпляров. В качестве носителя используется оптический диск однократной записи. Основной и рабочий экземпляры хранятся отдельно. Справка Для обеспечения сохранности информации еще на этапе разработки системы необходимо: обеспечить оптимальные условия хранения носителей; разработать рациональную схему их размещения в хранилище; создать регламент регулярной проверки наличия объектов и состояния их хранения; обеспечить контроль состояний носителей; установить периодичность создания резервных копий; определить условия конвертирования в новые форматы и перезаписи на более современные носители; Кроме того важно регулярно проводить проверку хранилища на присутствие вредоносных программ, которые не просто повреждают информацию но и зачастую являются свидетельством несанкционированного доступа.