Кассовый аппарат — это оборудование, через которое в онлайн-базу продавца вносится информация о продажах, полученных оплатах, возвратах покупателям и формируются кассовые чеки. При расчетах картами кассовый аппарат может автоматически проводить платеж, а при наличной оплате операцию оформляет кассир.
Онлайн-касса — это это тот же кассовый аппарат, но уже подключенный к интернету для передачи сведений о выручке и Продажа кассовых аппаратов в ФНС.
❗️ Внимание
В 2023 году применять для расчетов с покупателями можно только онлайн-кассы. Сейчас онлайн-касса — единственный разрешенный для применения вид ККТ.
Онлайн-касса может быть виртуальной. То есть у продавца необязательно должен быть «на руках» сам аппарат. Он вправе принимать безналичную оплату через облачную онлайн-кассу. Чаще всего такие кассы используют для интернет-магазинов, онлайн-школ, сервисов доставки продуктов, такси.
Можно сказать, что онлайн-касса — это устройство для получения оплат от покупателей и формирования чеков, а кассовый аппарат — это его физический носитель.
Причем физический носитель обязателен также для виртуальных онлайн-касс. В этом случае продавец заключает договор с оператором, который предоставляет доступ к онлайн-кассе, но сам прибор находится в data-центре оператора.
Онлайн-кассу можно дополнительно подключить к товароучетным программам, чтобы отслеживать наличие товара, изменения ассортимента, формировать аналитические отчеты по товарообороту, потоку клиентов, загруженности кассиров в каждой точке продаж, планировать закупки.
Кому и когда нужен кассовый аппарат
В 2023 году большинство юрлиц и ИП обязаны проводить расчеты с покупателями через кассу, то есть она нужна практически всем. Сам же кассовый аппарат необходим в том случае, если покупатели оплачивают товары или услуги наличными, по карте, через QR-код «на месте», например:
- в офлайн-магазине, кафе, ресторане, на заправке;
- курьеру при доставке;
- в пункте выдачи;
- в офисе продавца;
- на складе;
- в автомастерской, салоне красоты, стоматологии.
Если расчеты с заказчиками производятся только удаленно, то можно применять облачную кассу. При этом сам аппарат можно не приобретать, а взять в аренду у оператора, который предоставляет услуги виртуальной кассы.