отчетные документы для командировочных — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке. Особенности и типы расходов Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя. Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа. Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника. Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию. Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой. Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых: Найм квартиры, комнаты или номера в отеле; Транспортные расходы; Дополнительные платежи за проживание в чужом городе; Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя. Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся: Категории подходящих для поездки граждан; Длительность; Дополнительные установки. В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами. Когда нужно оформлять документы При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки. По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам. Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте». Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой. На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц: Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения; Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера; Внештатных сотрудников. В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает. Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ. Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.