Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.
Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.
Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.
Важно:
- в районе станции метро «Смоленская»;
- не дольше 15 минут пешком до метро;
- минимум 3 парковочных места;
- собственный туалет;
- не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
- охрана пускает гостей по звонку.
Было бы неплохо:
- парковка для велосипедов;
- несколько кафе в пешей доступности;
- не первый и не последний этажи;
- кирпичное здание с высокими потолками;
- можно покрасить стены;
- отдельная комната под переговорку.
Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.
Побег из промзоны
Александра шьет одежду в Санкт-Петербурге. У нее было производство в самом центре города. Там же располагался офис и магазин.
Александра решила сэкономить на аренде и нашла новое помещение под производство — на окраине. Посчитала, что после переезда ежемесячно будет экономить более 100 тысяч рублей на краснодар аренде офиса. Через две недели в новом производстве сделали ремонт своими силами и начали работу.
Спустя несколько месяцев у Александры начали увольняться сотрудники. Оказалось, что им нравилось работать в центре: ходить на обед в хорошие кафе, устраивать в офисе вечеринки. А после переезда они тратили лишний час на дорогу и сидели в скучной промзоне. Новые сотрудники на производство приходили неохотно.
Сейчас Александра планирует вернуться, но помещение под производство придется снимать дороже. Вместо экономии на аренде придется переплачивать.
Как найти новый офис
Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.
Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.
Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.
Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.
К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.
Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.
Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.