Если коротко, то всем продавцам и поставщикам услуг, которых нет в списке исключений (ст. 2 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ»). Вот, кто освобожден:
- Самозанятые.
- Бизнес, который занимается присмотром и уходом за детьми, вспашкой огородов, ремонтом обуви и оказывает другие услуги из п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
- ИП на патенте в зависимости от вида деятельности, среди них экскурсоводы и арендодатели. Полный список есть в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Но освобождение действует, только если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Его формируют любым удобным способом, например, заполняют бланк от руки.
- Юрлица и ИП, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Список таких мест определяет региональное правительство. Обычно это малонаселенные территории без общественного транспорта и связи. При этом такие бизнесмены обязаны по просьбе покупателя выдать документ, подтверждающий расчет. Что в нем указать описано в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 54-ФЗ.
- А еще юрлица и ИП могут не применять кассу, если они рассчитывают не физических лиц, а других юрлиц и предпринимателей. Но только по безналу и без предъявления карты.
Не нашли себя среди освобожденных? Узнайте как правильно подобрать кассу под ваш тип бизнеса.
На что обратить внимание
Физические кассы можно разделить на три типа.
Кассы с сенсорным экраном, например MSPOS-K, похожи на смартфоны, поэтому на них проще и быстрее сформировать чек. Среди них есть компактные и мобильные модели, а есть стационарные с широким дисплеем.
Фискальный регистратор, например Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. Он не работает сам по себе, а только печатает чеки. ФР подключают к устройству, на котором и формируются чеки. Это может быть ноутбук, компьютер, POS-система на OC Windows или планшет на ОС Android или iOS.
Кнопочные кассы похожи на калькулятор и стоят дешевле других. Подходят для бизнеса с небольшим ассортиментом товаров или услуг. К таким моделям относится АТОЛ 91Ф.
При выборе модели ориентируйтесь не только на цену, но и на другие показатели.
- Мобильность. Узнайте, может ли касса работать от аккумулятора без электричества. Это особенно важно для курьеров и для торговли на открытом воздухе без розеток.
- Размер. Если вы торгуете кофе на вынос или арендовали островок в торговом центре, не стоит выбирать громоздкие модели. Рассмотрите компактные кассы, чтобы сэкономить место.
- Скорость печати чеков, автоотрез и ширина ленты. Магазину с большим потоком клиентов важно не задерживать очередь, поэтому касса должна быстро печатать чеки: высокой можно назвать скорость печати от 100 мм в секунду. Увеличить скорость работы кассира поможет автоотрез, это когда напечатанный чек отрезается сам и не нужно тратить время, чтобы ровно оторвать его. Кассы, которые печатают широкие чеки подойдут при ассортименте с длинными названиями товаров или услуг, чтобы все влезло в одну строчку.
- Способ подключения к интернету. Стационарные кассы получают доступ в интернет через компьютер или ноутбук, а мобильные подключаются самостоятельно. Тут возможны три варианта: интернет-кабель, wi-fi или сим-карта. Если в торговой точке плохой интернет, лучше купить кассу, в которую можно вставить симку.
- Наличие встроенного сканера и эквайринга. Встроенный сканер позволит сэкономить на покупке 2D-сканера. Это особенно актуально для продавцов маркированных товаров и крепкого алкоголя. Но если сканировать придется много, то лучше все-таки выбрать отдельный сканер. А прием платежей по карте поможет не потерять клиентов, которые привыкли расплачиваться картой и сэкономит место, которое занял бы терминал эквайринга.
Что купить, кроме кассы
Фискальный накопитель (ФН) — это чип, который храненит всю информации о расчетах. Работать на онлайн кассе без ФН нельзя. Накопители отличаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. Какой выбрать, зависит от системы налогообложения и особенностей бизнеса.
Оператор фискальных данных (ОФД) — сервис для передачи документов с онлайн-кассы в налоговую. К ОФД обязательно подключить все кассы, кроме тех что установлены в местностях, отдаленных от сетей связи, на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки (п. 7 ст. 2 54-ФЗ).
А еще у ОФД есть личный кабинет, в котором хранятся данные по кассам и чекам. Это помогает контролировать продажи, возвраты и средний чек, следить за работой касс, вовремя узнавать о замене ФН и многое другое.
Учетный сервис автоматизирует работу с каталогом. Это поможет выполнить обязательное требования закона о печати в чеках названий товаров и услуг. А еще позволит следить за остатками и вовремя заказывать новые поставки.
Кассовая программа похожа на приложение, которое устанавливают на смартфон. Именно от возможностей кассовой программы зависит, сможет ли продавец вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного.