Высокая конкуренция, особенности клиентов и изменение рынка, постоянное появление новых технологий требуют от агентств недвижимости построения эффективной и гибкой модели организации деятельности и управления (далее — Модель). Такая модель включает в себя 3 главных компонента: стратегия развития, бизнес-процессы, организационная структура. При построении модели используются профессиональные системы бизнес-моделирования и эталонная (типовая) модель агентства недвижимости, которые будут рассмотрены в настоящей статье.
Необходимо оцифровать бизнес агентства недвижимости, т. е. перевести всю информацию о стратегии, бизнес-процессах, организационной структуре и других компонентах деятельности в электронный формат. Это позволит решить много практических задач по развитию, значительно улучшить показатели KPI, обеспечить рост продаж и клиентской базы, снижение издержек и операционных рисков.
ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ ЭФФЕКТИВНОЙ МОДЕЛИ АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ
1. Разработка стратегии, включая сбалансированную систему показателей BSC/KPI
- Назначение руководителя проекта и рабочей группы по построению Модели.
- Корпоративное обучение по организационному развитию и бизнес-моделированию.
- Проведение стратегического анализа, включая детальные маркетинговые исследования и бенчмаркинг.
- Внедрение системы бизнес-моделирования Business Studio и Эталонной (типовой) модели агентства недвижимости [1].
- Разработка стратегических целей и стратегических карт агентства недвижимости (в формате сбалансированной системы показателей BSC / KPI).
- Разработка показателей KPI (Рис. 6) и проектов (задач) для достижения стратегических целей, формирование счётных карт.
2. Описание и оптимизация бизнес-процессов
- Постановка целей и задач описания и оптимизации бизнес-процессов.
- Назначение ответственных за описание и оптимизацию бизнес-процессов.
- Корпоративное обучение по процессному управлению.
- Разработка базовых моделей: дерево (реестр) бизнес-процессов (Рис. 2), системная архитектура (Рис. 9), библиотека документов (Рис. 5).
- Распределение ответственности в бизнес-процессах, назначение владельцев бизнес-процессов (Рис. 3).
- Графическое описание выбранных бизнес-процессов в формате «как есть, AS-IS» (Рис. 4).
- Разработка показателей KPI для контроля и измерения бизнес-процессов (Рис. 6).
- Анализ и оптимизация выбранных бизнес-процессов. Может применяться метод функционально-стоимостного анализа (ФСА) бизнес-процессов для расчёта их себестоимости и снижения издержек.
- Формирование регламентирующей документации (регламенты бизнес-процессов и процедур).
3. Описание и оптимизация организационной структуры
- Разработка организационной структуры в формате «как есть, AS-IS» (Рис. 7–8).
- Анализ и оптимизация организационной структуры.
- Расчёт оптимальной численности персонала на основе трудоёмкости бизнес-процессов.
- Формирование регламентирующей документации (положения о подразделениях, должностные инструкции).
- Разработка и развитие системы мотивации персонала (на основе показателей KPI бизнес-процессов и стратегических целей).
4. Построение электронной базы знаний и единого центра управления агентством недвижимости
- Построение и актуализация электронной базы знаний и единого центра управления выполняются в автоматическом режиме с помощью системы бизнес-моделирования на основе результатов выполнения задач из пунктов 1–3.
- Интеграция с другими системами агентства недвижимости (CRM-система, система электронного документооборота и др.).
- Разработка системы управления бизнесом риэлтора и тестирования персонала на основе электронной базы знаний.
Рис. 1. Электронная база знаний и единый центр управления агентством недвижимости
ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ МОДЕЛИ
Рассмотрим далее основные компоненты Модели (Рис. 2 — 9), которые имеют формат графических моделей и информационных справочников (иерархических списков). Предлагаем для самооценки уровня зрелости (детализации и проработки) модели собственного агентства недвижимости заполнить чек-лист (Таблица 1).
Шкала для оценок следующая:
- 0 — отсутствует / не разработано / не используется;
- 1 — частично разработано / давно не актуализировалось / редко используется;
- 2 — разработано и отвечает требованиям / активно используется.
Результаты согласно средней оценке:
- 0 — 0.66: низкий уровень зрелости;
- 0.66 — 1.33: средний уровень зрелости;
- 1.33 — 2: высокий уровень зрелости.