Документооборот бухгалтерии на предприятии это движение документов по предприятию от начала их получения (создания) до момента завершения работы с ними и передачи на хранение.
При налаженной системе документооборота достигаются, прежде всего, такие цели:
Оперативность движения документов
Четкость движения документации в пределах предприятия
Бесперебойная работа бухгалтерской службы
Взвешенность принятия всех решений управленческого аппарата
Для реализации необходимых задач, документооборот бухгалтерии базируется на некоторых принципах: Время обработки документов должно быть максимально коротким. Однотипные категории документов должны иметь схожий порядок обработки – принцип системности. Однократность обработки каждого документа. Максимальное сокращение движения документа между служебными лицами.
Этапы документооборота: Формирование (создание) документа; Принятия документа в бухгалтерию; Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета; Группирование и архивация документов Формирование (создание) документа Это этап выписки документа, его подписания составителем и при необходимости нанесения печатей и штампов. Создание документа может осуществляться не только бухгалтерией предприятия, хотя и нести в себе информацию, прежде всего для обработки бухгалтерской службой. Например, очень часто документы оформляют на складе в момент передачи товара на отгрузку, на производстве при оформлении заявки на материал. Хотя в условиях автоматизации, эти операции отображаются в системах учета в режиме онлайн (обрабатываются автоматически). Принятия документа в бухгалтерию Перед принятием документов в бухгалтерию, во многих случаях проводят регистрацию в журнале входящих документов, особенно при поступлении всех документов через канцелярию. Тут же происходит первичное распределение документов между сотрудниками бухгалтерии.
Например, тем сотрудникам, которые начисляют выплаты по заработной плате, предоставляют приказы на отпуск, больничные листы; тем которые списывают ГСМ, путевые листы и т.д. Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета В этот период оформляются записи в автоматизированных системах учета, а также визирование сотрудниками старшего ранга. Например, при поступлении входящего счета для оплаты в бухгалтерию с визой отдела снабжения, согласно графику движения документов, необходимо еще получить визу главного бухгалтера, а уже после этого осуществлять оплату. Группирование и архивация документов После завершения обработки документов их систематизируют по заданному параметру (кадровые документы отдельно, остальные сшивают за обозначенный период: месяц или квартал или по типу документа) и отправляют в архив. Виды обрабатываемых бухгалтерией документов Бухгалтерия обрабатывает документы, содержащие записи о хозяйственных операциях и их фактическое осуществление.
Для разработки графика документооборота в бухгалтерии, необходимо четко представлять, где документ составляют, цель его использования, какой период его действия и т.д. Потому как последним этапом документооборота будет группирование и архивация документов, то также важно ориентироваться в основных признаках по каким подшивают в папки документы. Принято классифицировать такие виды бухгалтерских документов: По объему информации выделяют первичные и сводные документы. Первичные документы подтверждают любую операцию, распоряжение, разрешение, поэтому их особенность в оформлении в момент совершения или по факту выполнения действия. Например, платежное поручение, накладная, приказ, договор. Сводные документы формируются на основании однотипных первичных документов. Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия.
Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета. По назначению выделяют распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы. Распорядительные документы содержат только пояснения относительно специфики операции, но не подтверждают факт ее осуществления. Это приказы, доверенности, распоряжения, инструкции. Исполнительные документы же наоборот как раз и есть самым неопровержимым юридическим доказательством состоявшегося действия. Это кассовые чеки, накладные, банковские выписки. Документы бухгалтерского оформления формируются непосредственно работниками бухгалтерии. Эти документы могут содержать как пояснения или намерения действий организации, так и подтверждать выполнение этих действий. Например, документ начисления аванса сотрудникам – документ, содержащий намерения, а ведомость выплаты зарплаты – документ, подтверждающий факт оплаты труда.
К комбинированным документам можно определить авансовые отчеты, кассовые ордера и другую документацию, в которой одновременно содержится распорядительное описание и подтверждение осуществления операции. По способу использования выделяют разовые и накопительные документы К разовым документам относится большинство первичных и исполнительных документов, т.к. используется однократно только для подтверждения операции. Например, кассовый чек, накладная, платежное поручение, авансовый отчет и т.д. Суть накопительных документов в использовании их в обозначенный период времени (месяц или год): журнал движения трудовых книг, график отпусков. По месту составления выделяют внутренние документы и внешние Внутренние документы составлены предприятием и могут использоваться как бухгалтерией данного предприятия, так и иметь форму исходящего документа. Например, ведомость на выплату зарплаты внутренний документ, а счет-фактура, накладная, доверенность это внутренний исходящий документ и используется и на предприятии, составившем его, и в бухгалтерии контрагента. Документы внешние это входящие документы, составленные за пределами конкретного предприятия. К ним относят договора, счета, накладные, доверенности, чеки.