Статьи о бизнесе По сути дела введение электронного документооборота изменяет стиль вашего управления бизнесом. Стоит ли переходить на новую форму управления и что она даёт для вашего бизнеса? Попробуем кратко ответить на данные вопросы.
Современная автоматизация электронного документооборота позволяет осуществлять следующие функции:
— поиск и хранение документов;
— подготовка аналитических отчётов;
— обеспечение маршрутизации и контроля за исполнением документов;
— поддержка канцелярии;
— обеспечение информационной безопасности, а также выполнение дополнительных функций.
Как видим, объём задач решаемых при помощи СЭД достаточно велик. Но говорит ли это о том, что следует незамедлительно вводить систему на всех предприятиях и во всех компаниях. Внедрение электронного документооборота не должно происходить как дань моде, а иметь под собой чётко обозначенные мотивы.
Возможно, ваша компания отлично работает без электронного, а возможно и бумажного, документооборота. В этом случае можно обойтись более упрощёнными системами, позволяющими сделать более удобной работу с документами, обеспечить их поиск, доступ и хранение. Здесь наилучшим решением будет СЭД с интерфейсом, в который будут интегрированы функции привычного всем почтового клиента.
Это позволит одновременно работать с электронной почтой и другой электронной документацией. Возможно, одновременно стоит задуматься и о дальнейшем развитии вашего бизнеса, для чего просто необходима разработка корпоративного портала – верного способа заявить о своей компании и привлечь новых клиентов.
Однако в том случае, если в вашей компании имеют место перечисленные ниже проблемы, простого хранения документов будет явно недостаточно. В этом случае следует задуматься об автоматизации ЭД и бизнес-процессов. Вот краткий перечень наиболее актуальных проблем:
— значительный поток документов, рассмотрение которых усложняет работу компании;
— постоянно снижается оперативность в принятии решений;
— увеличивается количество форм для отчётности;
— увеличивается количество и продолжительность совещаний у руководителей разного уровня;
— становится проблематичным нахождение виновных в нарушениях;
— есть проблемы с утечкой информации и коммерческой тайной.
При первом проявлении данных проблем стоит всерьёз задуматься о введении автоматизированных программных систем.