Наверняка все люди, которым хотя бы однажды доводилось организовать и провести даже детский день рождения, знают, какой это кошмар. Десятки крупных задач разбиваются на сотни все более мелких, и без четкого плана все гарантированно пойдет по… стечению обстоятельств.
Любое мероприятие начинается с задумки, идеи: что это, для кого, в каком формате и почему это интересно. Не имея четких ответов на эти вопросы, вы не сможете ни привлечь спикеров, ни собрать аудиторию, ни воодушевить собственную команду.
Свой ITPARK FEST мы придумали совершенно спонтанно. Сейчас я даже не припомню, кому из нас в голову пришла идея назвать его «фестивалем». Тем не менее как организовать опен-эйр фестиваль, именно это определение задало формат всего мероприятия. Мы сразу же начали думать:
- Если это фестиваль, он по определению не может быть скучным. Значит, никаких пыльных залов, нудных докладов. Должно быть стильно, красиво и интересно!
- Следовательно, помимо спикеров, должна быть и развлекательная часть. Потому что, если никто не фестивалит на фестивале, он превращается в съезд ЦК КПСС по вопросам ИТ и маркетинга в N‑цатой пятилетке.
- Возвращаясь непосредственно к теме мероприятия — помимо развлечений, очень желательно найти хороших спикеров и партнеров, сбалансировать выступления и выдать посетителям по‑настоящему интересный контент.
Как правило, подготовка начинается где‑то за год до самого мероприятия. Мы даже шутим: «готовиться начинаем за год, а по факту делаем все за 3 недели». Кроме шуток, где‑то за полгода до мероприятия мы начинаем всю основную движуху: собираемся на брейнштормы и предметно обсуждаем основные вопросы. Где‑то за 2 месяца, ближе к августу, нерегулярные встречи становятся еженедельными, и мы принимаемся за реальные задачи.
Лендинг вместо афиши
Под каждое мероприятие мы делаем специальный лендинг. Фактически, это современная замена традиционной афиши: попав на сайт, люди сразу же понимают, что за мероприятие мы проводим, кто на нем будет выступать, когда и где оно состоится и т. п.
Лендинг — это достаточно объемная задача. За ночь на коленке его не сделаешь, поэтому мы закладываем на него примерно месяц, а то и полтора. Приблизительно за 4 недели до мероприятия у нас уже все готово к регистрации гостей.
В это же время мы начинаем анонсировать наш фест на других отраслевых мероприятиях. В прошлом году мы и вовсе обошлись без платного привлечения трафика, так как многие гости уже ждали наш фестиваль. К тому же ITPARK FEST 2022 был частью большого акселератора и мы были уверены, что у нас наберется как минимум 100 гостей — посещение фестиваля уже включено в их программу.
Здесь мы подходим к еще одному важному моменту: планирование количества гостей. В 2022 году из‑за ограничений площадки мы не смогли бы принять больше 250 человек. С другой стороны, акселератор гарантировал нам, что площадка не будет пустовать в любом случае. Поэтому рекомендуем заранее просчитать, сколько людей и из каких источников планируют посетить ваше мероприятие.
Партнеры
Партнеры мероприятия — это чрезвычайно щепетильная тема. С одной стороны — это круто, когда есть много партнеров. Сразу появляется пространство для креатива. В Севастополе нашими партнерами были сервис кикшеринга (аренда самокатов), всевозможные VR‑развлечения, кейтеринг, вузы и даже арт‑пространство «Театральная улица».
Работу по поиску партнеров стоит начинать заранее — в идеале, за 3–4 месяца до мероприятия open-air фестивалей рассказать всем о том, что планируется. А это значит, что у вас должны быть на руках все описания, программы, презентации. Если партнер участвует финансово, ему потребуется время на бюджетирование. А вам в любом случае предстоит организовать партнерский стенд: люди, мерч и т. п.
Партнеры бывают двух типов: коммерческие и государственные. Как правило, с первыми работать гораздо легче. Для работы с госпартнерами потребуется кипа документов, отчетности. Многие документы нужно успеть подготовить заранее, далеко не всё делается за один день. Каждое изменение следует заранее обговаривать. Часто от первой встречи с потенциальным партнером до принятия решения проходит очень немало времени.
Госпартнеры — это, конечно, очень здорово и престижно, однако тут немало подводных камней. Такая поддержка очень обязывает организаторов: приходится идти на уступки, согласовывать изменения и делать другие малоприятные вещи. К примеру, согласно договору, на мероприятии обязательно должен выступить некий VIP — к примеру, мэр или губернатор. А у него чрезвычайно загруженное расписание, которое может меняться по пять раз на дню. До сих пор я вспоминаю, как мы за два дня 10 раз двигали программу туда‑сюда, чтобы пропустить важного человека на сцену, когда у него будет «окно» в расписании. В четверг утром — одна информация. Вечером — другая. А в пятницу — … В общем, это было непросто.
Мораль — очень здорово, когда у проекта есть поддержка и огласка со стороны государства. Но если вы не хотите подстраиваться, можно попробоваться обойтись и без неё.
Еще один курьезный случай был связан с ЧОП, который мы наняли для охраны мероприятия. Представьте себе: играет музыка, куча молодежи. Все расслаблены, позитивны и открыты для новой информации. Однако по всем углам стоят квадратные парниши с суровыми лицами и все в черном. Выглядит, прямо скажу, не слишком фестивально.
В общем, мы попросили ребят «спрятаться» за баннер. Было очень неловко и неудобно, но они вошли в положение согласились охранять нас «из засады», за что им огромное спасибо.
Возвращаясь к вопросу о партнерах — нельзя знать заранее, какое требование выдвинет тот или иной партнер. В ивентах ничего не бывает статично — в том числе и программа. Случается, что приходится буквально на ходу оформить площадку или скорректировать расписание.
Очень желательно иметь выделенную партнерскую зону. Помните — для партнеров ваше мероприятие должно обернуться взаимовыгодным сотрудничеством. Кроме того, партнер может привести за собой дополнительную аудиторию, особенно если бренд известный.
Программа мероприятия
Наверное, для ясности стоит разбить этот раздел на две части:
- как набрать спикеров, если о вас никто не знает;
- что может пойти не так и как с этим справиться.
Поиск спикеров
Наверное, это один из самых сложных моментов для начинающих — разыскать спикеров и уговорить их выступить на вашем мероприятии. Когда мы занимались организацией первого ITPARK FEST, о нас толком никто не знал. Приходилось каждому потенциальному спикеру объяснять, в чем соль мероприятия и зачем у нас выступать.
Сейчас, по прошествии нескольких лет, у нас сформировался неплохой нетворкинг. Спикеры легко соглашаются к нам приезжать, а некоторые, так называемые «лояльные спикеры», сами просятся к нам выступать. Это очень ценный ресурс.
Но на первых порах нам приходилось с боем уговаривать буквально каждого человека. Я устроила настоящий чёс по VK и Facebook — стучалась как к компаниям, которые занимаются организацией мероприятий, так и к потенциальным спикерам. Находила, где собираются подходящие эксперты и писала каждому в личку.
С теми, кто шел на контакт, я созванивалась в Zoom и проводила подробную презентацию будущего мероприятия. Рассказывала, что умею делать и какая стоит задача. Всего получилось 4 серьезных диалога. Тогда почти никто не захотел с нами партнериться, однако это был очень ценный опыт. Общая тональность сводилась к следующему: «деточка, это все, конечно, очень мило, но мы, серьезные дядьки, готовимся к таким мероприятиям примерно за год, так что поезд ушел…».
Казалось бы, отказ на отказе — это явно негативный результат. Тем не менее, многие из тех, с кем я общалась, делились со мной полезными инсайтами. Например, ИТ Борода отказался у нас выступать из‑за опасений за свое портфолио, но время нам уделил и даже дал ценные советы.
Были и другие позитивные моменты.
Одна девочка из ростовской компании, организующей мероприятия, достаточно подробно мне объяснила, как все это работает изнутри и как в таких случаях действует она. Еще запомнился кейс Skyeng. Я написала напрямую генеральному директору компании (раньше на их сайте была указана его прямая почта), а ребята из Skyeng не только мне ответили (и очень оперативно, буквально через пару часов), но и согласились на удаленный формат выступления. Я была в легком, но приятном шоке 🙂
Главный инсайт чем‑то похож на студенческое правило про зачетку: сначала ты на нее работаешь, потом она — на тебя. Здесь то же самое, но вместо зачетки — известность публике, awareness. Чтобы не получать отказы, нужно заработать себе хорошую репутацию.
Теперь, если ко мне кто‑то обратится за помощью в организации конференции или фестиваля я, понимая, как сложно добывать информацию, с радостью поделюсь своим опытом.
Наш фест успешно проводится уже не первый год, появились по‑настоящему лояльные спикеры — например, ребята из GameDev и GameFI индустрии, Skyeng старается прислать своих экспертов.