Даже опытные бухгалтеры могут допускать ошибки из-за высокой нагрузки или невнимательности. Мы проанализировали сотни аудитов и выделили самые частые проблемы, которые приводят к штрафам, переплатам и стрессу. Узнайте, как их избежать.
1. Некорректный учёт НДС
Проблема:
- Неверное распределение вычетов.
- Ошибки в счетах-фактурах (неправильные реквизиты, отсутствие подписей).
- Пропущенные сроки подачи деклараций.
Пример: Клиент из розничной торговли три года не учитывал НДС с авансов, что привело к доначислению 1,2 млн рублей.
Решение:
- Автоматическая проверка счетов-фактур через интеграцию с ЭДО.
- Ежемесячная сверка с налоговым регистром.
2. Хаос в первичной документации
Проблема:
- Отсутствие оправдательных документов для расходов.
- Накладные без печатей или подписей контрагентов.
- Потеря чеков и актов выполненных работ.
Как это обнаруживается: При проверке налоговой компания не смогла подтвердить 30% затрат.
Решение:
- Внедрение электронного архива с метками времени.
- Обучение сотрудников правилам передачи документов (например, сканы вместо фото).
3. Ошибки в расчёте зарплаты
Типичные сценарии:
- Неправильный расчёт отпускных из-за учёта «серых» выплат.
- Задержки с перечислением НДФЛ.
- Некорректное оформление больничных.
Кейс: В компании забывали учитывать премии при расчёте среднего заработка для отпуска. Сотрудники подавали жалобы в трудовую инспекцию.
Решение:
- Настройка автоматизированного расчёта в 1С.
- Регулярный аудит кадровых документов.
4. Просрочка сдачи отчётности
Причины:
- Человеческий фактор (бухгалтер забыл о дедлайне).
- Технические сбои при отправке через сайт ФНС.
Статистика: 45% штрафов за первый квартал 2023 года связаны с опозданием.
Решение:
- Внедрение системы напоминаний за 5 дней до срока.
- Резервная отправка отчётов через разные каналы (ЭДО, личный кабинет).
5. Путаница с активами и амортизацией
Проблема:
- Основные средства не введены в эксплуатацию, но уже учтены в расходах.
- Неверный срок полезного использования оборудования.
Пример: Производственная компания списала станок за 3 года вместо 7, потеряв возможность уменьшать налог на прибыль.
Решение:
- Ежегодная инвентаризация активов.
- Консультации с технологами для точного определения сроков амортизации.
6. Игнорирование кадрового учёта
Ошибки:
- Отсутствие трудовых договоров с частью сотрудников.
- Просроченные медкнижки или допуски к работе.
- Несвоевременная подача отчётов в ПФР и ФСС.
Риск: Штрафы до 100 тыс. рублей за каждого неоформленного сотрудника.
Решение:
- Автоматизация кадровых процессов (например, электронные больничные).
- Интеграция 1С с сервисами проверки документов.
7. Некорректная работа с иностранными контрагентами
Типичные проблемы:
- Ошибки в заполнении валютных платежек.
- Несвоевременное уведомление налоговой о зарубежных счетах.
- Неправильный расчёт НДС при экспорте.
Кейс: Компания-импортёр потеряла 300 тыс. рублей из-за неправильного отражения курсовой разницы.
Решение:
- Подключение модуля валютного контроля в 1С.
- Регулярные консультации с юристом по международному праву.
8. Дублирование операций
Проблема: Одна и та же проводка вносится дважды из-за сбоя в синхронизации данных.
Пример: Двойной учёт поставки товара исказил отчёт о прибыли на 15%.
Решение:
- Настройка автоматической проверки на дубли.
- Еженедельная сверка оборотно-сальдовой ведомости.
9. Неучтённые обязательства
Ситуации:
- Забытые кредиторские задолженности.
- Просроченные обязательства перед поставщиками.
Последствия: Исключение компании из реестра добросовестных контрагентов.
Решение:
- Автоматическое формирование реестра долгов.
- Уведомления контрагентов о приближении сроков оплаты.
10. Работа с маркетплейсами без автоматизации
Ошибки:
- Ручной ввод данных о продажах и возвратах.
- Некорректный учёт комиссий площадок.
Пример: Интернет-магазин занизил доход на 20% из-за неучтённых возвратов на Wildberries.
Решение:
- Интеграция 1С с API маркетплейсов.
- Еженедельная сверка данных через парсинг личного кабинета.
Как избежать этих ошибок?
- Автоматизируйте рутину: Внедрите электронный документооборот и интеграции с банками/маркетплейсами.
- Проводите внутренний аудит: Раз в квартал проверяйте ключевые участки учёта.
- Используйте чек-листы: Для передачи первички, сдачи отчётности, расчёта зарплаты.
- Доверьтесь профессионалам: Аутсорсинговая команда обеспечит тройной контроль качества и страховку от штрафов.
Что делать, если ошибки уже есть?
- Шаг 1: Провести аудит бухгалтерии (желательно сторонними специалистами).
- Шаг 2: Подать уточнённые декларации до начала проверки ФНС.
- Шаг 3: Настроить процессы, чтобы проблема не повторилась.
Важно: 80% ошибок можно исправить без штрафов, если действовать оперативно. Даже если налоговая уже прислала требование — ещё не поздно подготовить обоснованный ответ. Обращайтесь к нам в G-Бухглатерию и мы оперативно подготовим отчётность и исправим ошибки.